Mit Exchange 2010 bietet sich die Möglichkeit ein s.g. Online Archiv zu nutzen, das s.g. Online Archiv ist der Ersatz für die ausgelagerten .pst Dateien die bisher irgendwo im Netzwerk oder auf den lokalen PCs herumschwirren. Microsoft Exchange verfolgt die Strategie diese Daten direkt in Exchange reinzuholen, da sie dort
a) gesichert sind
b) der Benutzer von jedem PC aus drauf zugreifen kann und
c) Vertreter könnten ebenfalls auf das Archiv zugreifen.
Anbei ein paar Nachteile zum Thema .pst Dateien:
- Der „Überall-Zugriff“ ist nicht gewährleistet
- Der Benutzer kann nur von dem PC auf die .pst Datei zugreifen wo diese gespeichert ist
- Widerfährt der Hardware in defekt ist die .pst Datei ggf. nicht mehr nutzbar und somit geht Mailbox Inhalt verloren
- Microsoft supported keine .pst Dateien in einem Netzwerkpfad, guckst du hier: http://support.microsoft.com/kb/297019
- keine Unternehmensweite Suche möglich
- nahezu keine Möglichkeit die .pst Dateien zu sichern, sofern sie nicht im Netzwerk liegen, welches ja gar nicht supported ist
- Der Benutzer ist selbst für das Backup der .pst Datei verantwortlich, sofern diese lokal vorgehalten wird
Die Tendenz geht klar dahin dass wichtige Unternehmensdaten (s.g. Hot Data) auf wenigen, schnellen/performanten Festplatten zur Verfügung gestellt werden und weniger wichtige Daten, z.B. das Online Archiv auf großen, langsameren und vor allem billigeren Storage zur Verfügung gestellt wird.
Das Archiv ist als zweites Postfach innerhalb des bestehenden Postfachs anzusehen, für den Benutzer aber absolut transparent.
Das Online Archiv ist nicht mit einem echten Archivierungssystem wie Easy oder ähnliche Produkte zu vergleichen, es bietet „nur“ die Möglichkeit Exchange-Daten auszulagern. Auf der anderen Seite ist es somit möglich Quotas für die Benutzer Postfächer zu definieren, so dass die Postfächer kleine gehalten werden können. Natürlich können aber auch Quotas auf das Online-Achtiv integriert werden.
Das „Problem“ bei der aktuellen Implementierung ist jedoch, dass eben dieses Archiv nur in der gleichen Datenbank abgelegt werden kann, wo sich das Postfach befindet. Mit dem Herauskommen von Exchange 2010 SP1 (Herbst 2010) gibt es folgende Neuerungen:
- Die Archiv Datenbank kann auf einer dedizierten Datenbank ausgelagert werden (Stichwort: Cheap Storage)
- Benutzer könnten Berechtigungen für Vertreter vergeben (nur möglich durch den Administrator – die Möglichkeit für die Benutzer selbst ist für SP2 geplant)
- Die maximale empfohlene Größe eines Online Archivs auch in der Hinsicht Indizierung beträgt 120 GB
- Such-Vorschau über spezielle Keywords, auch über das Outlook-Archiv
- Die Benutzer können absolut integriert mit dem Archiv arbeiten, sie können Emails bearbeiten, Nachverfolgen, Kennzeichnen usw.
- Benutzer können via Outlook Web App (ehemals OWA) auf das Archiv zugreifen
- …und das wichtigste: es ist möglich das Archiv in der Cloud (BPOS) zu betreiben, vollkommen transparent für den Benutzer, d.h. der Outlook Nutzer sieht gar nicht, dass sein Archiv nicht auf dem lokalen Exchange Server liegt, sondern extern beim Hoster. Für die Unternehmen bietet sich somit die Möglichkeit sämtliche Archive an einen Hosting Anbieter auszulagern, welcher das preisgünstig auf „Cheap Storage“ anbietet. Die BPOS Postfächer kosten Stand heute in der Standard Version ab 4,26€ pro Monat, ob dieses Preismodell dann auch für das Online Archiv übernommen, ist abzuwarten
- …und nicht zu vergessen: momentan würde das technisch nur mit Outlook 2010 funktionieren. Microsoft arbeitet aber derzeit an der Integration dieser Funktion in Outlook 2007 (!), so dass dort auch auf das Online Archiv zugegriffen werden kann.
- De-Duplication (wenn eine email 10x gefunden wird, wird sie im Ergebnis dennoch nur 1x angezeigt)
Allerdings funktioniert das Online Archiv nur dann wenn der Outlook Client online mit dem Exchange Server verbunden ist, d.h. besteht keine Verbindung zum Exchange Server, so besteht auch kein Zugriff auf das Archiv.
Ein weiterer Ansatzpunkt hinsichtlich Online Archiv wäre die Möglichkeit einen Archiv Server mit lokalen Platten und/oder SAN Platten zur Verfügung zu stellen. Diese Möglichkeit hätten den Charme, dass Unternehmen nach wie vor ihre sensiblen Daten intern vorhalten und diese nicht in der Clound bei einem Hoster gespeichert haben. Das wäre sozusagen eine private Cloud!
Der Administrator hat weiterhin die Möglichkeit mit einer s.g. Retention Policy Daten vollautomatisch vom Postfach in das Archiv Postfach zu verschieben, beispielsweise alle Daten welche älter als 365 Tage sind.
Weiterhin bestünde die Möglichkeit dass Unternehmen eine ihre DAG Kopien bei einem Hoster betreiben zu lassen. Genauer gesagt, wäre es technisch denkbar, dass Unternehmen beliebig viele Exchange 2010 Server bei einem Hosten mieten/kaufen/aufstellen um an diesem externen Standort einen Exchange 2010 DAG Kopie zu erstellen. Somit hat das Unternehmen die 100%ige Sicherheit und Gewissheit unternehmensrelevante email Daten extern vorzuhalten und dennoch die Hoheit darüber zu behalten.
Marco Viets hat genau zu diesem Thema eine sehr interessante Dimplomarbeit zum Thema Archivierung erstellt, welche einen tollen Einblick in die aktuelle Marktsituation gibt, guckst du hier: http://sites.google.com/site/jenskleinhans/file-cabinet/AuswertungUmfrageDiplomarbeitMarcoViets.pdf?attredirects=0&d=1
Viele Grüße, Jens
